[stpdn] Dokumentasi yang sistematis dan teliti

Author:

Dokumentasi yang sistematis dan teliti

Ciri berikutnya adalah kemampuan untuk mendokumentasikan kegiatan. Dokumentasi hasil kegiatan yang sistematis dan teliti adalah salah satu modal. Dengan mendokumentasikan kegiatan secara sistematis dan teliti, maka anda akan menghemat waktu saat mencarinya di kemudian hari.

Kunci yang lainnya adalah jangan pernah percaya dengan piranti keras. Walaupun komputer anda yang paling mahal dan menggunakan sistem operasi yang diklaim paling stabil, anda tetap harus melakukan backup secara rutin.

Lego brick table (Wikimedia.org, CC-BY)

Struktur folder HDD

Di saat semua dokumen sudah dalam bentuk digital, maka semua berawal dari struktur folder hard disk drive (HDD). Sebagai contoh saja, biasanya kami membuat struktur folder diawali dengan folder tahun (2017) yang diikuti dengan subfolder:

  • teaching
  • research
  • grant
  • publication
  • assignments
  • planed
  • misc

Kalau dalam lingkup riset, maka bisa menjadi seperti ini:

  • data
  • analysis
  • report
  • presentation

Piranti penyimpanan backup yang diperlukan

Selain laptop atau komputer desktop, maka piranti keras yang sangat diperlukan adalah:

  • HDD min 500 GB, walaupun ukuran 1 TB atau 1000 GB sudah mulai turun harga.
  • Flash disc drive (USB stick) min 16 GB.
  • HDD eksternal atau HDD backup yang berukuran minimum sama dengan HDD yang terinstalasi di dalam laptop atau PC.

Spesifikasi piranti keras di atas adalah yang direkomendasikan dengan melihat kondisi stoknya yang cukup banyak di pasar. Adapun pertimbangan lain, misalnya harganya yang masih cukup mahal, sangat diterima. Jadi silahkan manfaatkan secara optimal dana yang diterima. Tapi setidaknya anda harus punya HDD eksternal dan USB stick.

FYI: Penulis pertama lulus S2 dengan laptop Toshiba bekas yang engsel layarnya sudah patah. Jadi agar layar berdiri tegak, harus disambung dengan tali kenur. Toh saya lulus juga dengan tepat waktu.

HDD eksternal didedikasikan untuk backup mingguan, sedangkan USB stick untuk backup harian atau untuk keperluan penggandaan berkas (file) dengan komputer lain atau komputer rekan. Walaupun di era koneksi internet saat ini, sebenarnya kirim-kirim file sangat disarankan melalui media penyimpanan daring (online/cloud storage), tapi USB stick terkadang masih diperlukan. Tapi perlu hati-hati saat memasukkan file dari luar ke dalam laptop atau PC kita.

Cerita S3 lain lagi, penulis pertama menggunakan laptop jenis netbook layar 10,3" dengan prosesor intel celeron. Toh lulus juga tepat waktu. Jadi sekali lagi ini bukan masalah spesifikasi piranti lunak atau piranti keras, tapi kemauan keras.

Piranti lunak backup yang diperlukan

Untuk keperluan dokumentasi piranti lunak (P/L) yang perlu dimiliki diantaranya:

  • P/L backup untuk melakukan pengarsipan data dari laptop/PC ke HDD eksternal. Tapi hati-hati saat melakukan auto sync, agar versi berkas tidak saling menindih. Berkas yang paling baru harus menindih yang lama, dan bukan sebaliknya. Kami biasa menggunakan aplikasi backup orisinal milik MacOSX atau aplikasi gratis FreeFileSync yang tersedia untuk sistem operasi Linux, Mac, dan Windows.
  • P/L cloud drive seperti Google Drive, Dropbox. Dengan aplikasi ini, anda akan selalu dapat memantau atau bekerja di mana saja, karena versi berkas yang ada di laptop akan selalu sama dengan versi di HDD virtual tersebut.
  • Gunakan fasilitas version control. Dengan fasilitas ini berbagai versi berkas akan dapat disimpan dalam satu berkas, tanpa harus banyak melakukan proses save as ke nama file yang berbeda. Dengan fasilitas ini, berkas akan tidak terlalu banyak. Saat ini P/L pengolah kata yang menggunakan fasilitas ini adalah LibreOffice untuk jenis aplikasi desktop dan Google Docs untuk jenis cloud app. Anda juga dapat menggunakan fasilitas version control dari repositori khusus seperti Github dan Bitbucket. Bila anda menggunakan repositori gratis ini, maka anda dapat mensinkronkan (synchronize) berkas luring (offline) yang ada di laptop/PC ke kedua repositori daring tersebut. Hebatnya repositori Github dan Bitbucket memberikan fungsi berjejaring dengan pengguna lainnya. Jadi anda dapat bertukar berkas dengan para rekan mahasiswa, pembimbing, dan pihak lain, begitu pula sebaliknya.

Durasi back up

Durasi backup ini akan sangat bervariasi, bergantung kepada kebiasaan. Kami biasanya melakukan backup total sebulan sekali dari laptop ke HDD. Selain itu, kami juga mencoba membiasakan diri melakukan backup proyek yang sedang dilakukan seminggu sekali dari laptop ke USB flash drive (USB).

Menamai file

Saat kami belum menggunakan fasilitas version control, maka nama file diupayakan informatif tapi ringkas, dengan template <namaproyek> <editor> <tanggal editing>. Contoh: untuk file tesis maka nama filenya: tesis erwin 07042017. Terkadang bila penyutingan dilakukan secara intensif pada hari yang sama, kami menambahkan jam, menjadi: tesis erwin 07042017 0300.

Beberapa rekan juga kami dapati menggunakan penamaan file dengan cara yang unik untuk memudahkan sortasi file berdasarkan tanggal, <tanggal> <namaproyek> <editor>, misal: 20170407 tesis erwin. Tahun ditulis bagian awal sangat membantu dalam pengurutan (sortasi) file.

Mengatasi duplikasi file

Untuk hal ini, anda dapat mengatur setting P/L Freefilesync dengan replace with newer files atau keep both. Lihat panduan masing-masing P/L yang anda gunakan.

Categories: STPDN, WTF (Writings Totally Fun)