WTF: Proposal submitted: what next ?

Deadline

(image from: artofnfp.org)

Oleh: Dasapta Erwin Irawan

Note: I made this post as a reflection of several posts from my students on their social media, Facebook, Twitter etc. I decided to blog about it, and because of its local sense, I wrote it in Indonesian language.

Tidak ada lagi yang bisa anda lakukan selain berdoa.

Beberapa hari ini banyak post dari mahasiswa yang menceritakan pengalamannya mengunggah proposal PKM (Pengabdian Kepada Masyarakat) ke situs online Simlitabmas Dikti. Umumnya mengeluhkan susahnya dan lamanya proses pengunggahan. Tentunya ini berhubungan dengan kapasitas server dan ribuan akses pada saat yang sama, menjelang deadline. Terlepas dari kebiasaan para deadliners ini, yang mana saya juga sering melakukan, tidak ada lagi yang bisa dilakukan selain berdoa. Setelah bekerja keras membuat proposal, mengunggahnya, maka setelah itu tinggal berdoa.

Tapi saya ingin mencoba mundur sedikit ke waktu sebelum proposal diunggah. Dari semua referensi yang ada, urutan kerja dalam membuat proposal adalah:

  1. Menentukan ide, ini sifatnya iteratif, terdiri dari:
    • Memunculkan ide
    • Menyaring ide
    • Mengumpulkan informasi terkait
    • Memilih ide

Tautan berikut berisi video menarik tentang bagaimana membuat Research Question.

  1. Memulai menulis proposal dengan outline umum sebagai berikut:
    • Latar belakang dan pentingnya penelitian.
    • Komponen metode yang akan dilaksanakan, dilengkapi dengan diagram alir.
    • Disain waktu pelaksanaan penelitian dan anggaran
    • Tim pelaksana

Berikut video yang bagus mengenai What is Research.

  1. Mengirimkan proposal, bisa secara offline dalam bentuk dokumen tercetak atau online melalui situs tertentu.

Mestinya mahasiswa sudah paham langkah-langkah tersebut, tapi banyak yang lupa bahwa ada langkah ke-0, yaitu persiapan. Apa saja itu?

0.1 Informasi

Siapa yang memegang informasi, dialah yang berhasil. Salah satu informasi yang penting adalah peluang dana penelitian. Agar tahu peluang, maka mahasiswa harus berjejaring, dengan sesama mahasiswa yang beda prodi, beda fakultas, bahkan beda universitas. Saat ini informasi sejenis sangat mudah dijumpai kalau tahu caranya.

Lembaga pemberi dana biasanya memiliki situs online atau bahkan memiliki akun resmi di sosial media tersendiri, bisa Facebook, Twitter atau Google +. Coba ikuti (follow) akun mereka. Cara lainnya adalah anda memantau situs-situs mereka secara rutin dan mengikuti miling list yang membahas tentang peluang-peluang dana penelitian.

0.2 Baca panduan proposalnya (Read the guidelines)

Mempelajari ini perlu kesabaran, kadang saya juga sering tidak sabar. Memang isinya akan selalu mirip antara satu program dengan program lainnya, tapi percayalah pasti ada bedanya. Walaupun sedikit, beda ini bisa menggagalkan proposal anda. Bahkan pada tahap yang paling awal, seleksi administrasi.

0.3 Dokumen yang sering terlupa (the most forgotten things)

Beberapa dokumen ini sering kali teringat pada saat-saat terakhir. Banyak yang bilang, pentingkan isi proposal dulu. Pikirkan ide, metode, hal-hal substantif lainnya dengan baik.

Well they’re slightly right but absolutely wrong.

Memang ide penting, tapi kembali lagi kalau dokumen-dokumen ini tertinggal, proposal anda tidak akan sampai ke meja para reviewer (penilai proposal).

Dokumen-dokumen ini agak sulit dikumpulkan terutama karena berasal dari banyak orang:

  1. Lembar pengesahan. Kertas ini mungkin hanya selembar, tapi isinya adalah tandatangan beberapa orang, dari dosen pembimbing, ketua prodi, sampai dekan. Lembar ini bisa sangat bernilai tinggi seperti lukisan Monalisa di saat menjelang deadline proposal.
  2. Biodata dosen pembimbing. Ini apalagi, dosen anda sangat mungkin sedang sibuk di saat-saat menjelang deadline proposal anda.
  3. Biodata tim pelaksana. Anda mungkin sangat dekat dengan teman-teman anda, tapi percayalah seringkali dokumen ini susah sekali diperoleh di saat-saat anda sangat memerlukannya.

Jadi pastikan tiga dokumen di atas adalah yang pertama harus anda miliki, bahkan saat ide baru muncul.

Sebelum anda beralih ke jendela Facebook anda, berikut ada satu video lagi tentang Deadline in animation.

Yang membuat saya bangga adalah, mahasiswa yang saya bahas di atas, bukan mahasiswa pasca sarjana, melainkan mahasiswa S1.

Proposal-AfterSubmission

Seminar rutin Geologi ITB

Seminar rutin Jumat Prodi Teknik Geologi pekan ini akan dilaksanakan pada:

Hari/Tanggal: Jumat/ 26 September 2014
Pukul : Pkl. 13.00 – 14.30
Tempat : Ruang Hilmi Panigoro
Pembicara : Sachrul Iswahyudi S.T., M.T. (candidate)
Judul : Delineasi reservoir sistem hidrotermal Gede-Pangrango berdasarkan data geokimia fluida dan struktur geologi

Terimakasih.

Salam hormat,
Dr. Asep Saepuloh

WTF: Seven don'ts in academic speaking/writing

seven poster
Academic speaking/writing is about sharing what you know and admitting what you don’t know and asking what you want to learn from your audience/reader.
After a long hiatus, here’s my newest post.
Did you saw the movie “Seven”? Well you should, but prepare yourself for its bloody scenes.
This blog post was inspired by Julian Treasure’s talk on TEDtalk. I try to apply the points in the talk in to my “academic” presentation or “academic” writing process. And by writing this, I try to remind myself constantly not to repeat the same mistakes over and over again.
So here’s the list that we must avoid during our talk or writing process:
  1. Gossiping: It is talking of somebody’s ill behind him/her. This can absolutely get your A/R to leave the room or throw your book. You don’t want your A/R to get the subjective part of your science. Give your A/R your view on the strength and weakness of a research, its pros and cons, without having to tell the world your relationship with the original researcher.
  2. Judging: Your talk/book isn’t a trial. So leave it far behind. Being judged is the least reason anyone would go to your stage or your paper. But the worst thing is judging yourself. You don’t want to come to stage with a heavy thought that your material isn’t good enough for the A/R. Even a professor would come to your talk or read your paper to learn from you. You might call it a lack of self confidence, but I would call it as bad self judgment.
  3. Negativity: Negativity makes it hard to listen, and listening is the biggest part of speaking and writing. The problem is, your audience/reader (A/R) needs to be listened. Speaking/writing is really about listening.
  4. Complaining: Complaining is a viral misery and not to mention, it brings negativity. Everyone can blame the education system or the minister, but what would come good out of that. Wrap your complaints as list of suggestions. That way you can build more positive environment in the room than dragging your A/R in the deep valley of “your” hopelessness.
  5. Excuses: Your audiences/readers don’t need a blame thrower. On the other hand, at certain level, they would forgive things that you admit are your weakness.You need to tell a story of your research as original as you can get. Tell about the pros of your method, as you also detect the cons in it.
  6. Lying: Usually comes after a exaggeration. It might not be detected in a talk with general A/R, but specific A/R will notice a slight lie instantly. Instead, you want to tell your A/R the high early target that you want to achieve and the end result that you you get after facing some obstacles in the way.
  7. Dogmatism: It is reflects a conflict between your facts and your opinion. Your A/R come to listen to understand your points not to believe them nor make a religion out of them. In some way, you want to make your A/R to believe that they can apply your method to solve their problem. And hopefully, when they get the good values of your method, they would spread it to their network. The impact would be way stronger than if you put a forcing dogmatic phrase or sentence in talk or paper.

So start “deleting” your sins.

@dasaptaerwin